「「仕組み」仕事術」泉 正人著

●書名・・・最少の時間と労力で最大の成果を出す 「仕組み」仕事術
●著者・・・泉 正人
●価格・・・1300円＋税


今回はこちら。
タイトルからも分かる通り、ある「仕組み」を使うことによって仕事の効率を上げることに焦点を当てた本です。


この本で言う「仕組み」とは、ざっくり言えば主に“チェックリスト”のことです。ToDoリストともよく言われますね。


概要としては、まず仕事を「作業系」と「考える系」に分けます。たいていの仕事はこの二種類に分解することができるのですが、このうち今後の自分の将来を劇的に向上させる可能性があるのは「考える系」の仕事です。しかしもちろん「作業系」の仕事もないがしろにしていいわけではありません。
そこでこの本では「作業系」の仕事にチェックリストを活用し効率的に処理し時間を短縮することで、「考える系」の仕事に使う時間を捻出しようという考え方なのです。




①「仕組み」とは「誰が、いつ、何度やっても、同じ結果が出せるシステム」のこと


組織で働いていれば上司もいるし部下もいるでしょう。上下関係がなくとも、今まで誰かがやっていた仕事を自分がやるようになったり逆に自分がやっていた仕事を誰かほかの人がやるようになることもあると思います。
このとき、もし人によってその仕事のクォリティが変わってしまうとしたら、なかなか安定した成果は出せませんしもしかしたらコストの方が大きくなるなんてこともあるかもしれません。


１人で働いている場合でもその時々によって気分の波があったりしますから、その都度仕事内容に影響が出てはなかなか成果は上がりません。


しかし具体的で明確な作業内容のチェックリストがあれば、このように仕事にムラが出るのを防ぐことができます。
少なくともチェックリスト通りに作業すれば、だれでも一定のレベルでの成果は出せるようになるのですから。


そして作業を繰り返していく中でチェックリストの内容も改善していくことで「同じ結果」の精度を高めていくことができます。


②「仕組み」づくりは、将来の自分の時間への投資


普段の仕事をしている中で「仕組み」づくりを行うとなると、これは単純に仕事が一つ増えたことになります。
しかも「仕組み」づくりとは、いつもの作業内容を逐一書き出し、整理し、効率的になるよう考えて並べ直し、実際仕事をしていく中でブラッシュアップしていかなければならないため結構な時間を費やす作業です。


しかし、です。


「仕組み」を作るほどの仕事なら今後何回も発生するような回数の多い仕事のはずです。


ということは、最初の一回で「仕組み」づくりをすることに時間を使えば今後その仕事をやるたびに今までかかってたより時間が短縮されていくので回を重ねるごとに短縮した時間が膨大になっていくはずです。


つまり、「仕組み」の段階で時間や労力を使うことは将来の自分の、そして同じ仕事をする周りの人間の時間を短縮し自由時間を増やすための投資ということができるのです。
この「仕組み」づくりをくり返すことによって捻出した時間を使い新たな仕事をすることで、私たちは新たなステージへ向かうことができるのです。


③才能に頼らない、意志の力に頼らない、記憶力に頼らない


この本の中で一貫して主張されているのがこの三点です。


気合や根性、やる気や才能に頼って仕事をするといつか必ず壁にぶち当たります。どこかで必ず成果を出すことができなくなります。もし成果を出すことができても、きっと疲れ切っていることでしょう。
組織で働いている人なら新人を教育することもあると思いますが、「仕組み」があることで新人ですらある程度の成果をあげることができるようになります。これが才能に頼っていたら誰も何もできない状態になってしまうでしょう。


また、記憶力に頼らないというのも重要な点です。


人間は忘れる生き物です。生きることに必要でないことはどんどん忘れていきます。
それにどんな細かいことでも思い出そうとすればエネルギーと手間を発生させます。
この“コスト”を避けるためにも、著者はあらゆることを記録しておくことを勧めています。


具体的には検索性の高いPCやEvernoteなどのアプリがありますが、チェックリストも同じでとにかく記録しておくことで内容を忘れた頃にやらなくてはならない仕事の手順を思い出す手間を省き、大幅に時間を短縮することができるのです。




以上のようにこの本では、「仕組み」を活用して仕事の時間を短縮し、空いた時間でさらに生産的な仕事をしたり人生を楽しむ方法を教えてくれます。


このような「仕組み」を活用して、自分の人生をどんどん加速させていきましょう。

「あなたの1日は27時間になる。」木村 聡子著

●書名・・・あなたの１日は２７時間になる。
●著者・・・木村 聡子
●価格・・・1400円＋税


1日の長さは人類全員24時間。なのにそれが27時間になるとはどういうことでしょうか？


今回はそれを成し遂げる不思議な方法を教えてくれる「あなたの1日は27時間になる。」をご紹介します。


この本の目的は、日々仕事に追われる生活時間を改善し自分のための3時間を作り出そうというものです。
その達成のために様々な方法を段階的に教えてくれます。


全体では大きく分けて1週間ずつ、計4週間で自分の生活や仕事のやり方を改善していけるよう書かれています。


1週目：1日のリズムを整える
2週目：仕事の渋滞をなくす
3週目：仕事環境を効率的にする
4週目：仕事をスピードアップさせる


このようにして「3時間」を作っていきます。


ではその中から具体的にいくつかご紹介します。


①1日10分の「前業」で人生が加速する
その日のうちに終わらなかった仕事を処理するために終業時間後に残業するという方は多いと思いますが、「前業」とは”残業時間の30分を始業前に仕事をする30分に変えましょう”といういわば先手の策です。


同じ就業時間外の仕事でも夜に行う「残業」では頭も体も疲れているし、なにより最悪終電までがタイムリミットとなるためだらだらと効率が悪くなりがちです。


これに対し「前業」なら疲労度も格段に少なく朝早いため外部からの邪魔もありません。そして何より「始業」というタイムリミットがあるため集中して仕事をしやすくなります。
さらに内容によっては前もって仕事の準備ができるため、その後の仕事自体もテンポよく運ぶことができるのです。


②「自分締め切り」を作り、仕事を追いかける
「仕事とは定められた期限まで膨張してしまう」ものだとよく言われていますが、このような体験は誰しもしたことがあると思います。
そしてすべての仕事には内容や相手によって定められた期限があるので、その通りにやっていると常に次の仕事開始まで前の仕事をやっていることになり時間に追われてるという感覚がかなり強くなります。また時間的な余裕がないために急な事態に対応できません。


そこで、与えられて期限を少し前倒しした「自分締め切り」を設けることで実際の期限前に自分にプレッシャーを与え時間に余裕を持たせることもできるのです。こうすることで周りからも締め切りの催促がなくなり、先手を打つことができるのです。


③1日1捨
整理整頓する最大のコツは、そもそも物を増やさないこと、そして減らすことです。
とはいえ現状物が多いからと言って大掃除のように一気に捨てるというイベントでは、その時の効果は大きいかもしれませんが負荷も大きくなかなか長続きしないものです。


そこで「1日1捨」。


要は、1日にひとつ必ず何かを捨てる、ということです。
これは使わなくなった”物”だけでなく、”儀式化していて意味がない習慣”を捨てることも含まれます。そうすることで効率化や時間の節約につながります。


この1日1捨を続けていくと、そもそも物を増やしそうなタイミングでも「これは本当に必要だろうか」と考えるようになり自分の目を鍛えることができます。


1ヶ月も続ければ、見違えるほど片付いていることでしょう。


④スピードアップの基本は「マニュアル」から
この本では、定期的に発生する仕事については必ずマニュアルを作るよう勧めています。
それは迷いや思考停止を吹っ切り、時間のロスを減らすことができるからです。


またマニュアル化することにより自分だけでなく他の人が作業しても一定の成果をあげることができるようになります。


マニュアルを作る場合、最初は作業しながら内容を箇条書きでメモしていきます。その際、ひとつづつの項目は出来るだけ具体的に、かつ単純な手順を書くようにします。
そして作業完了の後見直して、無駄な工程がないかやもっと効率化できないかチェックします。
またマニュアル作成時には「そんなこと常識で考えたらわかる」と思うようなことでも具体的に書いていきます。


このマニュアル作成作業は一つの手間になってしまうのですが、その時間はそのマニュアルを活用していくことで確実に短縮し元を取ることができます。


世間では「マニュアル通り」という言葉はあまり良い意味で使われませんが、マニュアルとは仕事をスピードアップさせてくれる重要なツールなのです。




今回は各週からそれぞれひとつづつピックアップしてご紹介したがこのほかにも実践的な方法がたくさん書かれています。


こうして作った「自分だけの3時間」を使いさらに勉強したり大切な人との時間を持つようにしたりして、人生をもっと充実させていきましょう！

「自分の時間 1日24時間でどう生きるか」アーノルド・ベネット著 渡部昇一訳

●書名・・・自分の時間 1日24時間でどう生きるか
●著者・・・アーノルド・ベネット
●価格・・・1200円+税


この本は1908年にイギリスで紹介された記事から始まった、内容としてはかなり古い部類に入る本だと思います。しかしそれだけ時間が経っても「1日24時間でどう生きるか」というテーマは、いまだに模索している人が多いのではないでしょうか。


本文は140ページほどでこの手の本としては少ないように感じるのですが、読むと己の（主に仕事以外の）時間を制する方法がまさに宝の山のように溢れています。




ではこれからその宝の一部をご紹介したいと思います。


①朝、目覚める。すると、不思議なことに、あなたの財布にはまっさらな24時間がぎっしりと詰まっている。


これはこの本の序盤でかなりしっかり述べられている考え方の基本みたいなものなのですが、個人的にはこの表現がかなり好きです。


我々はお金についてはある程度細かく自分の持っている範囲について考えるのですが、どうやら時間については違うようです。
1日には24時間しかない。そうわかっていても、その使い方を考えて迷っているうちにいつの間にか思考が停止してどんどん浪費している。常に「もう少し時間があったら」といいながら、その実24時間を充分に生きているわけではないのです。


著者は毎日の”時間の与えられ方”について「奇跡が起こっている」と言っています。


時間はお金とは違いだれも取ったり盗んだりできないし、全員平等に朝起きるとそこからの24時間という1日が始まります。そしてこれは誰からも取られないのと同様、自分でも前借することなどできません。
我々にできるのは、常に今目の前にある現在という時間を使っていくことだけ。


これまでにどれだけ時間を浪費していようと、これからの24時間は常に自分の前に用意されています。


この意味で著者は、「その気になればいつからだって新規巻き返しができる」と述べています。
そしてそれは「明日まで待つことすら、なんの意味もない」ことと同義です。


これらを意識したうえで1日24時間で健康も楽しみも、金も満足も尊敬も得ていかなければならないのですから、人生の全ては時間の利用の仕方次第で決まるのです。


②習慣を変えるなら、あまり大きなことは公言せず、さりげなく始めなさい。


ではいかにしてその時間を利用していくのか。
著者は主に仕事から帰った夜の時間で、何か精神を向上させるような意義のあることを継続してやっていくことを勧めています。


そして手始めに週に3回、90分ずつだけ興味のある分野の勉強などに費やすことでそのほかの時間も、仕事をしている時間さえも今までより情熱が湧き生き生きと暮らせるようになると述べています。


この週に３晩と毎朝３０分、合わせて一週間で約７時間半をつかって自分の精神と頭脳を磨いていく作業は決して「ささやかな努力」ではありません。


これを今までの生活に組み込むためには習慣を変える必要があります。
ですが習慣を変える際、一気に変えようとすると最初は情熱にあふれているのですが、ある時疲れが一気に出てなんの成果も出る前に頓挫することにもなりかねません。


これを避けるためには、とにかくささやかなことから始めるのが重要なのです。


③よく読むと同時によく考えよ


上記にある夜の９０分間でやることのひとつに読書がありますが、それについてこの著者は文学以外、特に詩を読むことを勧めています。その理由として、読書は頭を使って考えながら読むことで精神を向上させるからだそうです。


これは決して文学を下に見ているためではなく、質の高い文学作品ほど頭を使わなくても書かれている情景がありありと浮かんで楽しめてしまうからだそうです。


努力して読むからこそ糧になる、ということです。








このように「自分の時間」には短めな本文に対し我々の生活に応用できる知識が豊富に書かれています。


書かれた当初、1908年のロンドン市民も毎日時間に追われ大変だったのでしょうが、２１世紀の現代人こそ「自分の時間」についてもっと真剣に考えるべきなのではないでしょうか。